Datenschutzhinweise zur Versorgung

Datenschutzhinweise

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Versorgung mit Pflegehilfsmitteln nach § 40 SGB XI (Art. 13, 14 DSGVO)

Stand: 21.08.2026

Mit der KAPTA Pflegebox versorgen wir pflegebedürftige Menschen mit zum Verbrauch bestimmten Pflegehilfsmitteln nach § 40 Abs. 2 SGB XI und übernehmen dabei Antragstellung, Abrechnung und Lieferung. Dabei verarbeiten wir personenbezogene Daten sowie Gesundheits- und Sozialdaten, die einem besonderen gesetzlichen Schutz unterliegen. Mit den folgenden Hinweisen erfüllen wir unsere Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO und erläutern Ihnen, welche Daten wir zu welchen Zwecken verarbeiten, an wen wir sie weitergeben und welche Rechte Ihnen zustehen. Diese Hinweise gelten für Versicherte sowie für Personen, die für einen Versicherten handeln (z. B. Angehörige, Bevollmächtigte, Betreuer oder Pflegedienste). Für den Besuch unserer Website kapta-pflegebox.de gelten ergänzend die dort abrufbaren Datenschutzhinweise.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

KAPTA Recruiting GmbH

Herzog-Arenberg-Straße 11

49716 Meppen

Telefon: 05931 8485955

E-Mail: info@kapta-pflegebox.de

Bei datenschutzrechtlichen Anliegen wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzbeauftragte:

KAPTA HOLDING GmbH

DATENSCHUTZBEAUFTRAGTE

Gartenstraße 19

49744 Geeste

E-Mail: datenschutz[at]kapta-pflegebox.de

2. Datenarten und Datenkategorien

Wir verarbeiten nur die Daten, die für die Versorgung erforderlich sind. Im Einzelnen sind dies:

Identifikations- und Kontaktdaten der versicherten Person: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse;
Angaben zur Pflegeversicherung: Pflegekasse, Versichertennummer, Pflegegrad, Genehmigungsstatus;
Nachweis- und Protokolldaten zu abgegebenen Erklärungen: die im Bestellprozess dokumentierten Bestätigungen (insbesondere Kenntnisnahme dieser Datenschutzhinweise, Absenden der Bestellung) mit Datum, Uhrzeit und Version;
Unterschrifts- und Vollmachtsdaten: die digitale Unterschrift auf Antrag bzw. Vollmacht, das vorausgefüllte Antragsdokument sowie technische Nachweisdaten der Signatur (Zeitpunkt, Dokument-Prüfsumme);
Versorgungs- und Bestelldaten: ausgewählte Produkte, Liefermengen, Lieferadresse, Bestell- und Lieferhistorie;
Versand- und Sendungsverfolgungsdaten: Sendungsnummer, eingesetzter Versanddienstleister (z. B. DHL), Lieferstatus (u. a. zugestellt, nicht zustellbar, Lagerung/Nichtabholung in der Postfiliale, Retoure), Zustellnachweis.
Zahlungsdaten: Name des Zahlenden, IBAN (soweit im Rahmen einer Überweisung durch den Kunden mitgeteilt), Zahlungsbetrag, Zahlungsdatum und Verwendungszweck – zum Abgleich und zur Prüfung des Zahlungseingangs.
Abrechnungsdaten gegenüber der Pflege- bzw. Krankenkasse;
Angaben zur Pflegesituation, soweit sie für Antrag und Versorgung benötigt werden;
Zugangsdaten zum Kundenportal: Benutzername/E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert), Datum der Kontoerstellung sowie Login-Historie – soweit den versicherten Personen bzw. handelnden Dritten ein Zugang zum Bestellportal eingerichtet wird.
Daten handelnder Dritter: Name und Kontaktdaten von Angehörigen, Bevollmächtigten, Betreuern oder Pflegediensten, die die Bestellung für die versicherte Person vornehmen, sowie deren Vertretungsverhältnis;
Kommunikationsdaten aus Ihren Anfragen an unseren Kundenservice.

Angaben zum Pflegegrad und zur Pflegesituation sind Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO. Daten, die wir von den Pflege- oder Krankenkassen erhalten oder an diese übermitteln, sind zugleich Sozialdaten im Sinne des § 67 SGB X.

3. Datenherkunft

In der Regel erhalten wir die Daten unmittelbar von Ihnen über das Antragsformular, unseren Onlineshop, das Kundenportal, telefonisch oder schriftlich. Daneben können uns Daten von dritter Seite zugehen: von der Person, die die Versorgung für Sie beantragt (z. B. Angehörige, Bevollmächtigte, Betreuer oder Ihr Pflegedienst), sowie von Ihrer Pflege- oder Krankenkasse, etwa im Rahmen der Genehmigung oder Abrechnung. Handeln Sie für eine versicherte Person, informieren Sie diese bitte über die vorliegenden Hinweise.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

4.1 Anbahnung und Durchführung des Versorgungsvertrages

Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, den Antrag bei der zuständigen Pflegekasse zu stellen, die Genehmigung einzuholen, die Pflegebox zusammenzustellen und zu liefern, die Leistungen mit der Pflegekasse abzurechnen und Ihre Anliegen im Kundenservice zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen). Gesundheitsdaten verarbeiten wir hierbei auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG (Versorgung im Gesundheits- und Sozialbereich). Für Sozialdaten gelten ergänzend §§ 67 ff. SGB X. Wir wahren das Sozialgeheimnis nach § 35 SGB I.

4.2 Erfüllung gesetzlicher Pflichten

Als zugelassener Leistungserbringer der Pflegeversicherung unterliegen wir gesetzlichen Dokumentations-, Nachweis-, Mitteilungs- und Aufbewahrungspflichten, insbesondere aus dem SGB XI und SGB X sowie aus dem Handels- und Steuerrecht (§ 257 HGB, § 147 AO). Die hierfür erforderliche Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

4.3 Wahrung berechtigter Interessen

Auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten wir Daten, soweit dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist und Ihre Interessen nicht überwiegen. Das betrifft insbesondere die Verarbeitung der Daten handelnder Dritter (unser Interesse: ordnungsgemäße Abwicklung der Versorgung der versicherten Person), die Weitergabe Ihrer Kontaktdaten an den Versanddienstleister zur Lieferankündigung sowie die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

4.4 Einwilligung

Für darüber hinausgehende Zwecke, wie etwa Werbung per E-Mail oder Telefon, verarbeiten wir Ihre Daten nur, wenn Sie zuvor ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a, ggf. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (siehe Ziffer 10).

5. Datenweitergabe

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Beschäftigten Zugriff auf Ihre Daten, die sie für ihre Aufgaben benötigen. An externe Stellen geben wir Ihre Daten nur weiter, soweit dies gesetzlich zulässig oder von Ihrer Einwilligung gedeckt ist:

an Ihre Pflege- bzw. Krankenkasse für Antrag, Genehmigung und Abrechnung der Versorgung;
an unseren Versanddienstleister zur Lieferung - übermittelt werden Name, Anschrift und ggf. Kontaktdaten für die Ankündigung;
an Dienstleister für die elektronische Abrechnung und Genehmigungsübermittlung mit den Kassen;
an Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO;
an unseren Steuerberater im Rahmen der Buchführungspflichten;
an Behörden, Gerichte oder Sozialversicherungsträger, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken Dritter findet nicht statt.

6. Übermittlung in Drittländer

Im Rahmen der Versorgung mit Pflegehilfsmitteln übermitteln wir Ihre Daten grundsätzlich nicht in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Sollte im Einzelfall eine solche Übermittlung erforderlich werden, stellen wir zuvor sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau besteht durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission oder geeignete Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln (Art. 44 ff. DSGVO). Unsere IT-Dienstleister setzen für den Betrieb der Bestellplattform Unterauftragnehmer mit Sitz in den USA ein. Die Datenhaltung erfolgt in der Europäischen Union. Soweit ein Zugriff aus den USA nicht ausgeschlossen werden kann, bestehen EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

7. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Danach löschen wir sie, sobald keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Abrechnungs-, Vertrags- und Buchhaltungsunterlagen bewahren wir nach handels-, steuer- und sozialrechtlichen Vorgaben bis zu zehn Jahre auf. Darüber hinaus können Daten so lange gespeichert bleiben, wie rechtliche Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können. Anfragen, die nicht zu einer Versorgung führen, löschen wir spätestens sechs Monate nach Abschluss der Bearbeitung.

8. Bereitstellung Ihrer Daten

Für den Abschluss des Versorgungsvertrages und die Antragstellung bei der Pflegekasse ist die Bereitstellung der in Ziffer 2 genannten Daten erforderlich. Ohne diese Angaben können wir die Versorgung nicht durchführen und den Antrag nicht stellen. Angaben, die lediglich der Werbung dienen, sind stets freiwillig.

9. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

10. Ihre Rechte

Ihnen stehen hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten folgende Rechte zu: das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, soweit diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Gegen eine Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen Widerspruch einlegen. Ihre Daten werden dann nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten.

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben unbeschadet anderer Rechtsbehelfe das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Bundesland Ihres Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes. Für uns zuständig ist: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, Telefon: 0511 120-4500, E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de.

12. Änderungen dieser Hinweise

Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Abläufe ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter kapta-pflegebox.de.

Version 1.0